Getting Things Done, o GTD, es una metodología de gestión de actividades, implementada por el estadounidense Dave Allen. La propuesta de Allen aparece en el libro del mismo título. El autor ha vendido millones de copias alrededor del mundo.¿Sabes por qué es tan exitosa la obra de Allen? Pues sencillo: porque existen muchísimas personas incapaces de ordenar sus tareas y por eso viven en constante estrés. Entre estas personas desorganizadas, se encuentran muchos estudiantes universitarios. Por eso, nos hemos dado a la tarea de explicarte la propuesta de Allen, enfocada en las labores de un estudiante. Presta mucha atención.Para organizarte con GTD, puedes usar una libreta, tu agenda o alguna aplicación que se preste para organizar actividades. GTD desarrolla cinco principios elementales. A continuación te explicamos rápidamente en qué consiste cada uno e intentaremos ilustrártelos con casos propios de la U. Sin más rodeos, ahí te van los cincos pasos, o principios, del método de Allen:1) Recopilar: En primer lugar, debes reunir todos tus cuadernos, copias, programas, cronogramas y materiales de cursos, correos electrónicos, mensajes telefónicos, mensajes recibidos al chat, en fin, reunir todo aquello que pueda contener una posible responsabilidad académica. Mete en el mismo saco todo lo que tengas a mano, que no se te escape nada.2) Procesar: Una vez que terminaste de recopilar tus documentos, es momento de que decidas cuáles te sirven para tu organización y cuáles no. Encontrarás en tus medios electrónicos, como es natural, bastante spam. Deséchalo al instante, para que en tus bandejas quede solo lo que realmente requiere atención. En tus cuadernos y documentos físicos habrá, también, muchos apuntes que no dicen nada con respecto a tus labores. Pasa sobre ellos. Este segundo paso consiste básicamente en que determines cuáles son las responsabilidades entre tus documentos, para que empieces a apuntarlas en tu lista de cosas por hacer. Allen tiene una regla para las tareas que requieren menos de dos minutos: hazlas de inmediato. Piénsalo bien, no tiene sentido que gastes tiempo apuntándolas, siquiera, si puedes hacerlas ya mismo. De esta forma evitas que estas pequeñas responsabilidades se te acumulen, y representen a la larga un dolor de cabeza.3)
Organizar: Una vez que procesaste todas tus responsabilidades es necesario que las organices en, al menos, cuatro bloques:• Proyectos: Aquí están todas esas responsabilidades inconclusas que necesitan terminarse obligatoriamente. Piensa, por ejemplo, en el trabajo de investigación que tienes para el final del curso. Debes considerarlo como un proyecto porque requiere de varias etapas para su conclusión. No es algo que puedas hacer de inmediato, sino que necesitas desarrollarlo poco a poco.• Acciones calendarizadas: En el momento en que sabes cuál es la fecha de entrega de tu investigación, debes apuntarla en este bloque. De igual forma con los exámenes y todas las asignaciones que tienen fecha establecida.• Acciones próximas: Imagina que tienes que preparar una exposición para algún curso, pero el profesor aún no revela la fecha en la que te toca a ti. Lo mismo puede pasar con un quiz, o alguna otra evaluación que el profesor anuncia a medias. Apunta en este bloque todas esas actividades no fechadas.• Acciones en espera: En este bloque están todas esas actividades que no puedes empezar aún, porque dependen también de alguien más. Piensa por ejemplo en los trabajos en grupo, en el momento previo a la primera reunión, cuando aún no sabes qué es lo que te toca hacer a ti.4) Revisar: Ya tienes armada la distribución de tus tareas en bloques. Ahora es necesario que revises a diario tus avances y cuestiones pendientes. Evidentemente habrán tareas que tachar, porque las finalizaste. Otras tendrán que pasar de un bloque a otro cuando se conozca, por ejemplo, la fecha de su entrega. Ten en cuenta que el sistema del GTD no es estático, sino que está en constante movimiento.5) Hacer: Este es el paso que le da sentido a todos los anteriores: la acción. Piénsalo: si tuviste la paciencia para organizarte con GTD, ¿no sería absurdo que lo dejes todo en el papel? Ya tienes un panorama más ordenado de tus responsabilidades de la U. Empieza a tachar las actividades realizadas, haz que tus bloques se muevan. No los dejes ahí, quietos. Recuerda: el fin de la organización es que empieces a actuar. Prueba entonces con GTD.Cuéntanos si te es útil esta experiencia. A nosotros nos parece una excelente propuesta para vivir con más orden y más tranquilidad.
